Ordini dei clienti
Da email, PDF, Excel o portali: lettura, abbinamento degli articoli e preparazione dell’ordine nel gestionale.
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Servizio
Ordini, email e documenti nel gestionale, senza ricopiarli
Se in azienda qualcuno passa ore a ricopiare ordini dalle email al gestionale, o a confrontare fatture e ordini riga per riga, è il punto giusto da cui partire con l’intelligenza artificiale.
Parla con il mio assistente AITi fa qualche domanda sul tuo caso e mi passa subito la scheda: ti ricontatto io.
Un ordine, dall’email al gestionale
Esempio tipico di flusso automatizzato, con l’ultima parola sempre a una persona.
EmailIl cliente scrive: “Vorrei 50 pezzi del codice X per venerdì”, oppure allega un PDF o un Excel.
Lettura AIL’agente riconosce che è un ordine, il cliente, gli articoli, le quantità e la data richiesta.
AbbinamentoI codici del cliente vengono abbinati agli articoli del gestionale, anche quando sono scritti in modo diverso.
GestionaleViene preparato l’ordine cliente con prezzi e condizioni del gestionale.
ControlloL’operatore vede l’ordine pronto, corregge se serve e conferma.
RispostaParte la conferma al cliente; i casi dubbi restano in evidenza per chi deve decidere.
Cosa si può automatizzare
Fatture di acquisto e ordini
Confronto tra fattura elettronica, ordine e documento di trasporto: prezzi, quantità e righe che non tornano vengono segnalati.
Documenti in arrivo
Conferme d’ordine, DDT, certificati e richieste smistati e collegati alla registrazione giusta.
Un caso reale
Distribuzione arredo e design, 2026. Nome del cliente omesso per riservatezza.
Il problema
Ogni ordine a fornitore andava stampato in PDF, inviato per email e poi riportato a mano da “Attivo” a “Inviato” nel gestionale, uno per uno.
La soluzione
Un’estensione del browser che lavora dentro il gestionale senza modificarlo: si selezionano gli ordini e si preparano tutte le email in un clic, con PDF, mittente aziendale, oggetto e testo già compilati.
Il risultato
Più ordini inviati in un solo lotto, stato aggiornato a “Inviato” e verificato in automatico all’invio, avvisi prima dell’invio se manca l’email del fornitore o un dato dell’ordine.
Come si parte
Raccolta di esempi reali
Analizzo un campione dei vostri ordini e documenti, con i casi facili e quelli difficili.
Regole e abbinamenti
Definiamo insieme come riconoscere clienti, articoli ed eccezioni, partendo dai dati del gestionale.
Prova affiancata
L’automazione lavora in parallelo alle persone finché i risultati non sono affidabili.
Messa in uso
Si passa all’uso quotidiano con controllo umano e un monitoraggio di errori e tempi.
Domande frequenti
E se l’ordine è scritto in modo confuso?
L’agente segnala i dubbi invece di indovinare: l’ordine finisce tra quelli da verificare, con le parti incerte evidenziate. Le persone intervengono solo dove serve.
Funziona con ordini in PDF scansionati?
Sì, anche se i PDF di qualità bassa richiedono più controlli. Nella fase di analisi verifichiamo la qualità dei documenti che ricevete davvero.
Si collega al mio gestionale?
Il collegamento si fa con le integrazioni previste dal vostro gestionale, web service o database. Lo verifico all’inizio del progetto.
Cosa succede ai dati dei clienti?
Si trattano solo i dati necessari, con servizi AI scelti insieme all’azienda e che non usano i dati per addestrare i modelli.
Quanti ordini ricopiate ogni giorno?
Dimmelo all’assistente AI insieme a come arrivano e a quale gestionale usate: ti ricontatto con un’idea concreta di cosa si può automatizzare.
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